LE LIVRE DE CAISSE

Dans la vie courante d’une entreprise, il n’est pas toujours possible de faire transiter certaines recettes ou dépenses par un compte bancaire.

Dès lors, il y a lieu de tenir un livre de caisse, selon les formes légales, pour suivre le mouvement en espèces.

Par recettes on entend le paiement en espèces par un client ou l’approvisionnement de la caisse par un retrait bancaire.

Par dépense en entend le paiement en espèce d’un fournisseur, l’achat de timbres postaux, de petites dépenses telles que l’achat de boissons ou des frais de parking. 

Comment tenir un livre de caisse ? 

Un livre de caisse doit être autocopiant ou avec des feuilles carbones dont la première feuille (l’original) se détache et le double reste attaché au livre.

Les feuilles détachables (les originaux) seront à joindre à la comptabilité

Tout les mouvements de caisse doivent être numérotés et justifiés par une pièce comptable portant exactement le même numéro (reçu, ticket, copie de facture). Les justificatifs seront stockés dans un classeur (les trop petites pièces doivent être collées ou agrafées sur une feuille annexée pour éviter qu’elle ne se perdent), classés selon leur ordre de numérotation (le plus petit numéro en dessous, le plus grand au dessus).

Il est important en fin de journée, de vérifier que le solde de la caisse correspond avec les espèces réellement en caisse.

L’approvisionnement de la caisse s’effectue par des prélèvements bancaires et/ou recettes clients suffisants pour couvrir toutes les dépenses de la période.

Cela tombe sous le sens que la caisse ne peut jamais être négative. C’est une pratique courante chez un contrôleur fiscal de rejeter l’ensemble d’une comptabilité parce qu’il y a trouvé une caisse négative.

Il peut arriver que lors d’un contrôle fiscal, le contrôleur exprime le souhait de vérifier personnellement la concordance entre l’encaisse et le livre de caisse. D’où l’intérêt de tenir son livre de caisse journellement. 

Le livre de caisse reprendra donc les points suivants :

• Date de pièce

• Numéro de pièce

• Description de l’opération (transfert banque, achat timbre, paiement facture N°xy du client x ou paiement facture N°xy du fournisseur y)

• Un montant en recette ou en dépense dans la colonne correspondante.

A la fin du mois  il faut totaliser la colonne recette  et la colonne dépenses et y faire apparaître le solde mensuel qui doit correspondre au solde physiquement présent en caisse le dernier jour du mois.